Aktuelles vom VUH

Neue Datenschutz-Regelung ab 25. Mai 2018: Konkretisierung für Heilpraktiker notwendig

Jeder von uns wünscht sich einen sensiblen Umgang mit seinen persönlichen Daten, und als Therapeut gehen Sie tagtäglich mit ganz sensiblen Daten Ihrer Patienten um. Ganz klar, diese sollen geschützt sein! Ab 25. Mai 2018 regelt die neue Datenschutzverordnung, was es für Sie dabei zu beachten gilt. Problem: Das Regelwerk lässt nicht klar erkennen, was für Sie als Heilpraktiker jetzt wirklich wichtig ist, und was nicht. Zudem wird im Internet die Angst geschürt, denn wer sich nicht an die neue Datengrundschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und im Zusammenhang an das neue Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-N) hält, dem drohen u.U. hohe Bußgelder. Gemeinsam mit unserem Partnerverband VFP wollen wir den Sachverhalt klären und Ihnen dann klare Formulierungsvorschläge für Datenschutzerklärungen, die wir durch unsere Anwälte ausarbeiten lassen, zur Verfügung stellen.

Hier einige Vorabinformationen:

• Zunächst ist es wichtig, dass Sie sich bewusst machen und dokumentieren, welche personenbezogenen Daten Sie in Ihrer Praxis verarbeiten und ein „Verarbeitungsverzeichnis“ erstellen.
• Auch wer evtl. Zugriff auf diese Daten hat, an wen die Daten ggf. weitergegeben werden und welche Datensicherheitsmaßnahmen Sie ergreifen, sollte dokumentiert werden.
• In manchen Fällen kann es notwendig sein, dass der Patient eine Einwilligungserklärung unterschreibt, die für die „normale Behandlung“ nicht benötigt wird.
• Außerdem wurde das Auskunftsrecht verstärkt: Wenn Ihr Patient es wünscht, müssen Sie ihm alle Informationen bekannt geben, die Sie über ihn gespeichert haben.
• Ein „Merkblatt zur Datenerhebung“ für Ihre Patienten ist zu empfehlen.
• Schließlich sollten Sie auch Ihre Datenschutzerklärung auf Ihrer Webseite anpassen und Maßnahmen zur IT-Sicherheit ergreifen.

Über alles weitere halten wir Sie auf dem Laufenden. Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung finden Sie hier: https://goo.gl/Y7w193

Quellen: https://goo.gl/c1Efqh; https://goo.gl/BHuoxU

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Buchführung: E-Mail-Verkehr mit geschäftlichen Texten muss archiviert werden

Als Geschäftsbriefe gelten alle Schreiben, die der „Anbahnung“ (z.B. der Beantwortung eines Angebots), Durchführung (z.B. eine Lieferung) oder der Rückgängigmachung eines Geschäftes dienen. Wenn Sie mit einer E-Mail nur Dateianhänge erhalten, gilt diese E-Mail als „Briefumschlag“ und kann vernichtet werden.

Enthält die E-Mail selbst aber einen „Geschäfts-Text“, gilt sie als digitaler Beleg und ist elektronisch aufzubewahren.

Patientendaten sind nicht aufgrund der GODB archivierungspflichtig, sondern ausschließlich in Bezug auf Ihre Patientendokumentation. Archivierungspflichtig wären dann z.B. Terminabsprachen oder Honorarabsprachen per E-Mail. Wichtig: Gesundheitsdaten als unverschlüsselte E-Mail zu versenden ist datenschutzrechtlich unzulässig.

Weitere hilfreiche Informationen finden Sie auf der Seite von Dr. R. Sasse: „E-Mail-Archivierungspflicht für Heilpraktiker – Wie archiviere ich E-Mails rechtssicher?“

Zum Artikel: https://goo.gl/SWw35F

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Mitglieder-Service: Rechnungsversand per E-Mail/Rote Liste 2018

Seit Herbst 2015 versendet die VUH-Buchhaltung die jährlichen Rechnungen per E-Mail an die Mitglieder. Leider sind die Mailadressen oft nicht mehr aktuell oder werden kaum abgerufen. Die Rechnungen landen auch häufig im Spam-Ordner, der daher öfter nachgesehen werden sollte. Wenn eine Mailadresse nicht mehr existiert oder falsch ist, erfolgt eine Information an uns und die Buchhaltung verschickt dann die Rechnung per Post. Aber auch die Postadressen erweisen sich häufig als nicht mehr aktuell, sodass sich eine (kostenpflichtige) Adressrecherche anschließt.

In der letzten Zeit häufen sich die Anfragen von Mitgliedern, ob nicht die eine oder andere Rechnung (nochmals) versandt werden kann. Das blockiert den normalen Ablauf in der Buchhaltung erheblich und kann vermieden werden, indem die persönlichen Angaben auf dem neuesten Stand gehalten werden.

Es empfiehlt sich, die erhaltenen Rechnungen auszudrucken, aufzubewahren und elektronisch zu archivieren.

Außerdem möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir Ihnen ab sofort wieder das Bestellformular für die „Rote Liste 2018“ zur Verfügung stellen. Auch in der Heilpraktikerpraxis ist die „Rote Liste“ ein unverzichtbares Nachschlagewerk.

Zum Bestellformular: https://goo.gl/LKhsYV